Visão geral
Muitas empresas possuem um sistema de numeração sequencial de tarefas, mas você já considerou a possibilidade de alterar a sequência de numeração para poder extrair relatórios de um determinado tipo de projeto ou projetos por ano e os relatórios informativos que poderiam ser gerados?
E seus códigos de custo são suficientes para cobrir os detalhes que você precisa ver em seus relatórios? Você agrupa todas as viagens e subsistência relacionadas ao local em um código, ou você tem os detalhes de hotéis versus alojamento e refeições versus subsistência?
Nem todos os programas de software são sofisticados o suficiente para permitir sequências de numeração de tipo de trabalho personalizadas; no entanto, mesmo os sistemas básicos de software de custo de trabalho podem ser adaptados para permitir um sistema de numeração avançado.
Sequências de Numeração de Trabalho Específicas
Técnicas avançadas de relatórios podem gerar uma riqueza de informações. A forma como os trabalhos são numerados pode aliviar a carga de relatórios para que projetos de um determinado tipo e/ou ano possam ser facilmente extraídos do software. Amostras de sequências de numeração podem ser baseadas nos seguintes critérios:
· Ano em que o projeto foi premiado
· Obras públicas vs. privadas
· Comercial vs. residencial
· Construção vs. serviço
· Divisão(ões) da Empresa
Se o seu software permitir, você pode iniciar o número do trabalho com o ano concedido, seguido do tipo de trabalho e, em seguida, um número sequencial. A administração pode solicitar um relatório de receita bruta em todos os projetos de melhoria de inquilinos comerciais em 2013. Se você tiver uma sequência de numeração, este seria um relatório fácil de obter, em vez de passar por todos os seus projetos de 2013 e adicionar manualmente os números para obter o resultados.
O arquivo mestre de custo do trabalho é outra boa fonte de informações se todos os campos estiverem preenchidos e houver um uso comum de campos personalizados que podem ser usados para extrair relatórios.
Códigos de custo – muito poucos ou muitos?
Muitas vezes, vemos listas de códigos de custo que se espalham por várias páginas. A maioria dos programas de software de custo de trabalho permite o uso de um código de custo para várias categorias (mão de obra, materiais, despesas diretas de trabalho, etc.).
Uma boa fonte a ser usada para estabelecer uma lista de códigos de custo é a recapitulação da oferta e as folhas de detalhes usadas na licitação de projetos. Isso resultará nas diferentes etapas da mão de obra, tipos de materiais a serem instalados associados a essa mão de obra, os diferentes tipos de equipamentos a serem alugados, categorias de subcontratados e os detalhes dos custos diretos de trabalho a serem incorridos.
Essas atividades podem ser “numeradas” para estabelecer uma lista de códigos de custo. Se o software permitir o uso de um código em várias categorias, pense em não duplicar as descrições, mas sim organizar os códigos por “tipo” de trabalho que está sendo executado, equipamento alugado, despesas diretas de trabalho, trabalho normalmente subcontratado etc.
Manter seus códigos de custo consistentes permitirá relatórios ainda mais sofisticados – a gerência agora pode solicitar todos os projetos de melhoria de locatários comerciais em 2013 e o custo total de aluguel de guindastes para o ano nesses projetos específicos.
Por que passar por essas etapas?
A história é uma grande fonte de informação ao prever o futuro. Os detalhes de custo podem ser analisados para tipos específicos de trabalhos ao se preparar para licitar um projeto semelhante. Informações históricas podem ser analisadas para as margens de determinados tipos de projetos ou uma divisão da empresa para tomar decisões sobre se um determinado tipo de trabalho é lucrativo ou não.
Se os campos estiverem disponíveis no arquivo mestre de custo do trabalho, os relatórios podem ser obtidos não apenas por tipo e ano, mas também pelo gerente de projeto para observar o desempenho e a estimativa versus os resultados reais.
Conclusão
Ao desenvolver qualquer sistema de numeração, a consistência é importante para maximizar os resultados do relatório. A gerência deve determinar as informações que deseja ver e desenvolver números de trabalho e códigos de custo que permitirão relatórios avançados não apenas para si mesmos, mas também para fornecer informações úteis para estimativas, gerentes de projeto e contabilidade.
Source by Mary L Palmer