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Folha de pagamento sem fins lucrativos

Organizações sem fins lucrativos têm algumas situações únicas ao abordar a folha de pagamento e os impostos sobre a folha de pagamento de seus funcionários. Aqui estamos abordando aqui muitas das situações comuns de folha de pagamento para folhas de pagamento sem fins lucrativos.

Folha de pagamento sem fins lucrativos: registros de funcionários

Entrevista

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Existem muitas leis e regulamentos estaduais e federais sobre registros de funcionários que podem ser confusos e às vezes contraditórios. Quais registros de funcionários você deve manter para estar seguro? Os itens a seguir, se você realmente os tiver (e deveria), precisam ser mantidos nos arquivos pessoais do funcionário. Recomendamos para fins de auditoria e IRS que você os mantenha por pelo menos sete anos completos.

  • Candidatura a emprego de empregado
  • Verificações de referência e antecedentes
  • Oferta de emprego
  • Descrição do trabalho
  • Formulário W4 do IRS
  • Equivalente ao estado W4
  • Formulário HLS I9
  • Inscrição de benefícios de funcionários ou formulários de recusa
  • Avaliações anuais de desempenho
  • Avaliações provisórias ou formulários disciplinares
  • Entrevista de saída

Formas adicionais possíveis para manter

  • Cópias de quaisquer declarações fornecidas por funcionários relacionadas ao status de estrangeiro não residente, residência em Porto Rico ou Ilhas Virgens, ou residência ou presença física em um país estrangeiro
  • Qualquer acordo entre você e o funcionário no Formulário W-4 para retenção voluntária de valores adicionais de imposto
  • Solicitações de funcionários para reter imposto calculado com base em seus salários cumulativos individuais e qualquer aviso de que tal solicitação foi revogada
  • Formulário W-5 do IRS, Certificado de Pagamento Antecipado de Crédito de Renda Acumulada e os valores e datas dos pagamentos antecipados
  • Folha de pagamento sem fins lucrativos: registros de pagamento da folha de pagamento

  • Nome, endereço e número do Seguro Social de cada funcionário
  • O valor total e a data de cada pagamento de salário e o período de tempo que o pagamento cobre
  • Os montantes sujeitos a retenção por cada pagamento de salário
  • O valor do imposto retido na fonte cobrado em cada pagamento e a data de cobrança
  • O motivo, se o valor tributável for inferior ao pagamento total
  • O valor justo de mercado e a data de cada pagamento de compensação não monetária
  • Informações sobre o valor de cada pagamento por acidente ou plano de saúde
  • As datas em cada trimestre civil em que qualquer funcionário trabalhou para você, mas não no curso de seu comércio ou negócio, e o valor pago por esse trabalho, se necessário para calcular a responsabilidade fiscal
  • Cópias dos extratos que os funcionários lhe dão dicas de relatórios recebidas em seu trabalho, a menos que as informações mostradas nos extratos estejam em outro item desta lista
  • Folha de pagamento sem fins lucrativos: Empregados

    Oficiais e Diretores

    O Internal Revenue Code define os diretores de uma corporação – presidente, vice-presidente, secretário e tesoureiro – como funcionários, e seu 501(c)(3) deve classificá-los como tal para fins fiscais. Isso se aplica se sua organização paga a esses funcionários para desempenharem suas funções como funcionários.

    Um 501(c)(3) não deve classificar um diretor corporativo como um funcionário se ele ou ela não presta serviços, ou executa apenas serviços menores e não recebe nem tem direito a compensação.

    Por outro lado, o Código define os diretores de uma corporação – ou seja, membros do conselho administrativo – como não funcionários, e seu 501(c)(3) deve classificá-los como tal para fins fiscais. Isso se aplica se sua organização pagar seus membros do conselho para participar das reuniões do conselho ou de outra forma compensá-los pelo desempenho de suas funções como diretores.

    Voluntários

    De tempos em tempos, alguns 501(c)(3)s podem fornecer prêmios ou presentes aos voluntários. Em geral, se forem itens não monetários de valor nominal, como um presunto nos feriados, sua organização não deve contar esses itens como salários tributáveis.

    Se o seu 501(c)(3) der itens em dinheiro aos voluntários, como vale-presentes ou qualquer outro benefício adicional tributável, ele deve incluir esses itens nos salários tributáveis ​​dos voluntários.

    Funcionários

    Se uma pessoa não for um executivo, diretor ou voluntário e você a compensar pelo trabalho realizado e ela não for um contratado independente, ela será um funcionário. Como outros empregadores, 501(c)(3)s que pagam salários aos funcionários devem pagar impostos federais sobre esses salários. Esses impostos incluem:

    • Imposto de renda federal
    • Impostos FICA (Segurança Social e Medicare)

    Folha de pagamento sem fins lucrativos: retenção de imposto de renda federal

    Seu 501(c)(3) geralmente (exceto Funcionários Estatutários) deve reter e pagar imposto de renda federal dos salários de seus funcionários.

    Para descobrir quanto imposto de renda federal deve ser retido, os empregadores devem pedir aos funcionários que preencham o Formulário W-4 do IRS, Certificado de Subsídio de Retenção de Funcionários. Peça a cada novo funcionário que preencha e assine um W-4 no primeiro dia de trabalho. Mantenha o formulário em arquivo e envie uma cópia ao IRS se o IRS o instruir a fazê-lo em um aviso por escrito.

    Se um novo funcionário não fornecer um Formulário W-4 preenchido, seu 501(c)(3) deve assumir o status de solteiro sem subsídios de retenção.

    Folha de pagamento sem fins lucrativos: impostos FICA

    Os impostos FICA vão para a Segurança Social e Medicare. Seu 501(c)(3) deve reter e pagar esses impostos dos salários dos funcionários, com uma exceção: Se sua organização pagar a um funcionário menos de US$ 100 em qualquer ano civil, ela não precisará reter impostos FICA para esse funcionário. Um 501(c)(3) deve pagar tanto o valor do imposto FICA retido dos salários dos funcionários quanto a contrapartida da organização desse valor.

    Folha de pagamento sem fins lucrativos: impostos federais de desemprego

    O seguinte é uma citação direta das instruções IRS 940 disponíveis no seguinte link:
    http://www.irs.gov/instructions/i940/ch01.html#d0e251

    “Organizações religiosas, educacionais, científicas, beneficentes e outras descritas na seção 501(c)(3) e isentas de impostos sob a seção 501(a) não estão sujeitas ao imposto FUTA e não precisam apresentar o Formulário 940.”

    O que se resume é que, se você é um 501 (c) (3) e recebeu sua carta de determinação favorável do IRS, não precisa pagar impostos federais de desemprego.

    Folha de pagamento sem fins lucrativos: impostos estaduais de desemprego

    Os estados variam nos impostos de desemprego para organizações sem fins lucrativos e você deve verificar com o Departamento Estadual de Seguro Desemprego as regras nos estados em que você tem funcionários.

    Folha de pagamento sem fins lucrativos: Pagando impostos federais e FICA

    Seu 501(c)(3) deve pagar impostos de renda retidos na fonte, juntamente com as parcelas do empregador e do empregado dos impostos FICA (menos qualquer crédito de renda ganho adiantado [EIC] pagamentos). Esses pagamentos devem ser pagos eletronicamente usando o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS) ou por correio ou entrega de cheque, ordem de pagamento ou dinheiro a um depositário autorizado. Observe que alguns contribuintes são obrigados a depositar exclusivamente usando EFTPS. Verifique com um profissional qualificado de imposto de folha de pagamento sem fins lucrativos para obter informações adicionais.

    Folha de pagamento sem fins lucrativos: relatórios de impostos sobre a folha de pagamento

    Uma vez que seu 501(c)(3) deposite os impostos federais de renda e FICA, ele deve enviar declarações informando que os reteve e pagou. Assim como o 501(c)(3) paga os impostos federais de renda e FICA juntos, ele deve relatá-los juntos no IRS Form 941Employers Quarterly Federal Tax Return. Eles também devem ser relatados anualmente no formulário W2 do IRS, cuja cópia também é distribuída aos seus funcionários

    Folha de pagamento sem fins lucrativos: Conclusão

    Existem muitas semelhanças entre a folha de pagamento sem fins lucrativos e as folhas de pagamento com fins lucrativos, mas várias diferenças, nem todas foram discutidas aqui. Sempre recomendamos que você use uma empresa de terceirização de folha de pagamento qualificada com CPA’s na equipe. Dessa forma, suas dúvidas podem ser respondidas profissionalmente e quaisquer problemas resolvidos por um CPA que é eminentemente qualificado por treinamento e experiência para trabalhar com a Receita Federal em problemas de folha de pagamento.

    Source by Charles Read

    Luiza Alvarenga

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